如何選擇合適的活動策劃公司？香港企業必讀的5大挑選準則與實戰技巧

在香港這個國際化大都會，從公司年會、品牌推介到藝術展覽，活動策劃已成為企業推廣的重要戰略。然而，面對香港眾多的活動策劃公司，香港企業又該如何挑選真正專業及可靠的合作夥伴？本文將結合業界實戰經驗，解析評估活動公司的核心指標，幫助您避開選擇陷阱，為品牌打造震撼全城的活動。

釐清需求：成功合作的基本框架

定義活動核心目標

根據不同的活動類型，目標可分為：

• 品牌曝光型：著重提升媒體報導及社交平台的話題熱度。

• 客戶轉化型：強調現場體驗設計與促進銷售轉化。

• 員工凝聚型：結合團隊建設及互動環節，提升內部凝聚力。

建立預算分配模式

建議參考「3:4:3分配比例」：

• 30% 用於前期規劃與創意構思

• 40% 投入場地佈置及技術設備

• 30% 留作突發狀況的應變資金

專業度評估：揭示活動公司的實力

案例集檢視法

要求對方提供「多角度案例報告」：

• 活動企劃文件原本

• 執行過程影像

• 成效數據報告

核心團隊配置檢查

可參考下表評估技術團隊的配置：

項目	高規格配置	基本配置
影音設備	4K HDR全息投影系統	普通LED屏幕
網絡支援	5G+WiFi6雙備援系統	單一有線網絡
應變方案	三套風險管理方案（包括極端天氣應對）	基本應變方案

創意設計

融合香港特色的創意設計

• 文化元素：例如運用故宮展覽中的展示手法，巧妙呈現企業歷史或品牌故事

• 場地空間轉換：參考K11 MUSEA的多元場域營造手法，創造充滿驚喜的現場體驗

• 科技元素：採用類似Art Basel的AR虛擬導覽系統，提升互動與現場趣味性

隱性費用透視：避免預算失控的小細節

• 設備運輸費用：注意香港島與新界跨區運輸的成本差異

• 超時工作費：夜晚11時後的人工費通常會上調

• 場地復原保證金：確認是否已包含在報價內

• 數據服務延伸費：如實時人流分析系統的數據儲存費用

• 版權使用範圍：背景音樂授權的有效區域及期限

• 天候應變方案：戶外活動防雨棚等設備的規格與風險抗衡指數

• 保險覆蓋不足：檢視第三方責任險的承保上限是否足夠

  
  

合同簽訂要點：留意香港法規的特定要求

必備條款清單

• 智慧財產權歸屬（特別適用於NFT票務系統設計等創新應用）

• 違約金計算標準（可考慮以日息0.1%為起算點）

• 爭議解決機制（優先考慮香港國際仲裁中心）

預警隱藏風險

• 全包價陷阱：部分報價可能未涵蓋政府牌照申請等相關費用

• 創意買斷條款：需留意是否限制方案的重用

• 臨時替換供應商權利：務必明確替換供應商的資格標準

進階策略：建立長期合作夥伴的三個秘訣

• 定期策略會議：提前規劃年度活動日曆，以爭取早鳥優惠

• 數據共享機制：整合會員系統與活動公司CRM，實現無縫對接

• 創意共同培訓計劃：與合作夥伴共同參與國際展會（如MICE Tourism），提升整體競爭力

結語

選擇合適的活動製作公司不僅僅是購買服務，更是品牌體驗上的一項戰略投資。透過上述系統化的評估框架，香港企業能夠精準挑選出既具創意又能嚴控成本風險的優質夥伴。建議將此指南作為招標文件的基本參考，同時多走訪香港會議展覽中心等指標場所，持續提升對活動策劃專業程度的分辨力