如何評估活動策劃公司？資深活動總監的專業建議

一、核心能力評估指標

1. 專案管理系統成熟度

• 檢視公司是否具備標準化流程文件（如ISO認證），這能反映其管理嚴謹度 

• 要求提供過往專案的甘特圖或時程表，觀察其時間控制能力 

• 特別注意預算控制方法，優秀公司會展示詳細的成本拆分比例（如場地/人力/技術各佔比） 

2. 創意執行平衡度

• 評估案例中「概念新穎性」與「落地可行性」的結合程度

• 要求提供3個相似規模案例的「原始提案VS實際執行」對照圖 

• 注意其風險備案數量，專業公司通常會準備3套以上應變方案 

二、團隊實戰經驗解讀技巧

1. 關鍵崗位深度訪談

• 堅持與實際執行團隊（非業務代表）面談，觀察以下細節：

  • 策劃總監對場地動線的敏感度

  • 技術人員對設備故障的應變描述

  • 設計師的跨文化案例解讀能力

2. 隱性資源網絡檢驗

• 要求提供5家長期合作供應商名單，檢視其議價能力

• 詢問特殊場地取得管道（如博物館/古蹟等限制性場地） 

• 測試其政府關係：能否快速取得大型活動許可證？ 

三、成本效益分析要點

1. 報價單解碼策略

• 警惕「模糊項目」佔比超過15%的報價單

• 比較人力成本結構：資深人員投入時數是否合理？

• 要求說明「不可預見費」的計算邏輯 

2. 隱形成本預警指標

• 過往客戶平均追加預算比例（優質公司通常控制在8%內）

• 緊急修改的響應時間成本

• 跨部門溝通耗損率 

四、行業獨家評估工具

1. 壓力測試情境模擬

• 提出極端情境觀察其應對：

  • 活動前48小時主講人取消

  • 75%參會者臨時更改飲食需求

  • 戶外活動遭遇紅色暴雨警告 

2. 數字化能力評分卡

• 虛擬會場搭建速度（優質公司能在72小時內完成）

• 數據分析報表深度（應包含參與者熱力圖、停留時長等）

• 生物識別技術應用成熟度 

五、合約審查關鍵條款

1. 績效綁定條款

• 要求將30%尾款與KPI掛鉤（如參與率達標率、NPS分數）

• 明確「創意產出物」的著作權歸屬

• 註明最低服務人員配置標準 

2. 終止條款細節

• 雙方解約權的觸發條件

• 知識轉移的具體要求

• 數據移交的格式和時效 

六、行業資深總監的實戰建議

1. 三階段評估法

• 初選：快速淘汰法（2天內檢視10家公司基礎資料）

• 複選：深度體驗法（要求1場現有活動的跟場觀察）

• 決選：壓力測試法（模擬危機處理情境） 

2. 特殊情境檢驗表

• 跨時區活動協調能力

• 多語言服務團隊配置

• 文化敏感度處理案例 

3. 長期價值評估

• 詢問其員工平均年資（反映團隊穩定性）

• 檢視持續服務客戶的最長合作年數

• 要求提供年度創新投入金額 

透過這套系統化的評估方法，企業能有效辨別真正專業的活動策劃夥伴。記住，優秀的策劃公司會樂於接受嚴格檢驗，並能提供數據化的過往績效證明，而非僅展示華麗的案例圖片。在最終選擇時，建議採納至少3位資深總監的共同評估意見，以降低決策盲區