香港活動策劃公司挑選指南｜7大專業評估指標與常見陷阱全解析

一、評估指標

1. 服務範疇與專業分工

   • 確認公司能否提供「一條龍服務」（場地預訂、設計、物流、現場管理）或需外判部分項目

   • 參考案例是否涵蓋同類型活動（如企業年會、產品發佈會、社區活動）

2. 創意執行能力

   • 要求提供「過往活動設計概念圖」或「主題提案草稿」

   • 檢視是否擅長融合香港本土元素（如霓虹燈裝置、茶餐廳主題設計）

3. 應變經驗與危機處理

   • 查詢過往處理突發狀況紀錄（例如：颱風應變方案、臨時場地調配）

   • 確認團隊持有「活動安全統籌認證」（HKACE或同級資格）

4. 客戶評價查核

   • 要求提供至少3個本地企業客戶聯絡方式作背景審查

   • 查閱Google My Business真實評分（警惕過多簡體字評論）

5. 預算透明度

   • 細分報價單需列明「第三方供應商成本」與「服務費比例」

   • 對比同規模活動市場均價（例：200人雞尾酒會約HK$80,000起）

6. 法律合規性

   • 確認公司已投購「公共責任保險」（最低保額HK$500萬）

   • 檢查過往活動是否涉及違規紀錄（可透過民政署公開資料查核）

7. 需求對接模式

   • 優先選擇提供「雙語溝通窗口」（廣東話+英語）的團隊

   • 確認使用專業管理系統（如Asana、Trello）實時更新進度

二、5大常見陷阱

1. 隱藏收費陷阱

   • 警惕「按金後追加行政費」等條款，要求簽訂「固定總額合約」

   • 例：場地搭建費未包含拆卸清理費用

2. 經驗虛報風險

   • 核實聲稱的「國際級活動經驗」是否屬香港本地執行案例

   • 要求提供活動當日現場統籌人員名單及資歷

3. 過度依賴外判

   • 部分公司實際僅扮演中介角色，需確認核心團隊人員比例

   • 查證設計師、技術人員是否屬長期合作夥伴

4. 時間管理誤差

   • 避免接受「保證極速籌備」承諾（低於6週的200人活動屬高風險）

   • 要求列明各階段「死線」（如活動前4週需確認餐飲供應商）

5. 法律責任模糊

   • 注意合約是否明確劃分「主辦方」與「策劃方」責任（如牌照申請）

   • 要求附上「場地安全檢查報告」副本作備存

實用查核工具

• 香港展覽會議業協會（HKECIA）會員名錄

• 勞工處「活動安全指引」2025年更新版

• 海關「不良營商手法」舉報熱線

業界建議

• 簽約前安排「實地考察」現有活動（非樣板案例）

• 採用分期付款模式（建議30%訂金+40%中期款+30%尾數）

• 要求加入「KPI條款」（如出席率達80%才支付全額創意費）

以上指標綜合本地業界操作實務及專業機構建議，適用於評估香港中小型至大型活動策劃服務商。建議至少比較3間公司報價，並透過公司註冊處查冊確認營運歷史。